Overzicht van Zaakgericht werken

WIP: Overgenomen uit RGBZ 2.0 zodat samenhang helder wordt maar moet worden herschreven

Centraal bij Zaakgericht werken staat het begrip ZAAK. Een ZAAK is “een samenhangende hoeveelheid werk met een welgedefinieerde aanleiding en een welgedefinieerd eindresultaat, waarvan kwaliteit en doorlooptijd bewaakt moet worden”.

De aanleiding bepaalt de omvang van de zaak. Met die zaak wordt een bedrijfsproces uitgevoerd waarmee beantwoord wordt aan de aanleiding. Als, gezien de aanleiding, aan de uitvoering van de zaak alleen invulling gegeven kan worden door de (parallelle) uitvoering van meerdere bedrijfsprocessen, dan is er sprake van deelzaken. Met elke deelzaak wordt één bedrijfsproces uitgevoerd. Elke deelzaak is op zich weer een ZAAK. Deze relateren we aan de ‘hoofdzaak’: de ‘samengestelde’ ZAAK zoals die geïnitieerd is.

Kenmerken van groepen vergelijkbare zaken leggen we vast met het ZAAKTYPE conform de Zaaktypecatalogus.

Elke zaak heeft ‘ergens betrekking op’. Dit modelleren we met de relatie naar OBJECT via ZAAKOBJECT als het een object van een type uit het RSGB of RGBZ betreft. Zo niet, dan leggen we dit vast met zaakgegevens. Soms heeft de ene zaak betrekking op een andere zaak, wat we modelleren met de relatie ‘ZAAK heeft gerelateerde ZAAK’. Denk bijvoorbeeld aan een bezwaar of beroep dat naar aanleiding van een beschikking wordt ingediend en dat als een separate zaak wordt afgehandeld. De aard van de relatie tussen zaken leggen we vast met ZAKENRELATIE. Een ZAAK wordt geïnitieerd door één of meer BETROKKENEn. Een betrokkene kan een externe persoon of bedrijf zijn: NATUURLIJK PERSOON, NIET NATUURLIJK PERSOON of VESTIGING. Ook kan het initiatief voor de ZAAK binnen de zaakbehandelende organisatie(s) liggen: ORGANISATORISCHE EENHEID of MEDEWERKER. De belangrijkste ROL van beide laatstgenoemde objecttypen is evenwel het behandelen van zaken. Met de relatie van ORGANISATORISCHE EENHEID naar VESTIGING VAN ZAAKBEHANDELENDE ORGANISATIE geven we aan op welke locatie de ORGANISATORISCHE EENHEID van de zaakbehandelende organisatie haar activiteiten uitoefent.

Het initiëren van zaken is één van de ROLlen van een BETROKKENE. In het algemeen betreft ROL de taken, rechten en/of verplichtingen die een specifieke BETROKKENE heeft ten aanzien van een specifieke ZAAK.

Een zaak doorloopt een aantal STATUSsen. Een STATUS geeft aan in welke toestand een zaak zich bevindt. De STATUS maakt het mogelijk de voortgang van de zaak op hoofdlijnen te volgen. Wat de hoofdlijnen zijn wordt in belangrijke mate bepaald vanuit de belangen van de initiator van de zaak. Deze is veelal eïnteresseerd in mijlpalen, niet in de diverse stappen die de behandelende organisatie(s) moet zetten om de zaak af te handelen. Daarnaast kan de STATUS gebruikt worden voor het genereren van management informatie.

Een zaak heeft in de loop van de tijd meerdere statussen: de achtereenvolgens bereikte mijlpalen. De STATUS is niet bedoeld om de behandeling van de zaak te plannen. Deze planning volgt uit de STATUSTYPEn bij de ZAAK. Het STATUSTYPE is ontleend aan het ImZTC2. Een STATUS wordt altijd gezet door een BETROKKENE in zijn of haar ROL bij de ZAAK. INFORMATIEOBJECTen (‘documenten’) die relevant zijn voor het bereiken van een STATUS of voor de communicatie over die STATUS, kunnen aan die STATUS gerelateerd worden. Gedurende de uitvoering van een zaak kan er sprake zijn van contacten met de initiator en/of andere betrokkenen over die zaak. Relevante informatie over dergelijke contacten modelleren we met KLANTCONTACT en haar relaties naar ZAAK, BETROKKENE en INFORMATIEOBJECT.

De resultaten van de behandeling van de zaak worden bij de zaak vastgelegd. Resultaten zijn bijvoorbeeld dat de aanvraag is toegekend, dat de zaak is ingetrokken door de aanvrager of dat de zaak niet ontvankelijk is verklaard. Een zaakresultaat is veelal bepalend voor het ‘archiefregime’ van het zaakdossier: hoe lang te bewaren? Ook dit zijn kenmerken van ZAAK. De daadwerkelijke waarde wordt ontleend aan de specificatie van het desbetreffende zaaktype conform de Zaaktypecatalogus. In uitzonderingsgevallen kan een specifiek informatieobject in een zaakdossier een ander archiefregime krijgen, op basis van de specificaties van het zaaktype. Een zaak leidt in veel gevallen tot één of meer BESLUITen. Kenmerken van groepen vergelijkbare BESLUITen leggen we vast met het BESLUITTYPE conform de Zaaktypecatalogus. Een besluit wordt veelal schriftelijk vastgelegd maar dit is niet noodzakelijk. Vandaar de optionele relatie naar INFORMATIEOBJECT.

Meerdere informatieobjecten (‘documenten’) kunnen gedurende de behandeling relevant zijn voor een zaak. Omgekeerd kan een informatieobject relevant zijn voor meerdere zaken. De relatie tussen ZAAK en INFORMATIEOBJECT modelleren we dan ook via ZAAK-INFORMATIEOBJECT. De ontvanger of geadresseerde van een informatieobject hebben we opgenomen in het model door middel van de relatie VERZENDING tussen INFORMATIEOBJECT en BETROKKENE. In veel gevallen zal een ontvangen of gecreëerd informatieobject ook daadwerkelijk als één (fysiek) informatieobject beschouwd worden: het ENKELVOUDIG INFORMATIEOBJECT. Evenwel, een informatieobject dat door bijvoorbeeld de initiator van een zaak als één informatieobject wordt beschouwd, kan feitelijk uit meerdere informatieobject (veelal bestanden) bestaan, bijvoorbeeld omdat het formaat (.pdf, .odt. CAD-file e.d.) verschilt of omdat de zaakbehandelende organisatie hoofdrapport en bijlagen ieder apart als ENKELVOUDIG INFORMATIEOBJECT wil beschouwen. Een dergelijke groep bij elkaar behorende informatieobjecten beschouwen we tevens als een informatieobject en modelleren we als SAMENGESTELD INFORMATIEOBJECT. Het objecttype INFORMATIEOBJECT is aldus telkens of een ENKELVOUDIG INFORMATIEOBJECT of een SAMENGESTELD INFORMATIEOBJECT waarbij de laatstgenoemde bestaat uit twee of meer ENKELVOUDIGe INFORMATIEOBJECTen.

Kenmerken van groepen vergelijkbare INFORMATIEOBJECTen leggen we vast met het INFORMATIEOBJECTTYPE conform de Zaaktypecatalogus.