VNG

Zie: #751

* Term gekozen t.b.v. de leesbaarheid. Echter, het gaat met name er om dat organisaties hun informatiehuishouding op orde hebben en houden.

In essentie bestaat het archiveringsproces uit 3 stappen:

  1. Proces in het kort:
    1. een zaak wordt afgesloten met een einddatum;
    2. doorloopt hierna eerst een procestermijn (dit is de periode waarin de zaak nog gebruikt wordt voor de taakuitoefening; bijv. een zaak waarin een bouwvergunning is verleend, blijft in de procestermijn ten behoeve van toezicht);
    3. het einde van de procestermijn heet de brondatum;
    4. hierna begint de archiefactietermijn ook wel bewaartermijn genoemd;
    5. na de bewaartermijn moet de archiefactie worden uitgevoerd, hetzij (permanent) bewaren hetzij vernietigen;
  2. Een zaak-dossier wordt blijvend bewaard of kan worden vernietigd en staat aangegeven op Zaak.Archiefnominatie.
  3. Na de bewaartermijn, dus vanaf de Zaak.Archiefactiedatum moet het zaak-dossier op een moment worden overgebracht naar een archiefbewaarplaats of worden vernietigd.

Opmerkingen:

  1. Een zaak-dossier mag eerder worden overgebracht naar een archiefbewaarplaats.
  2. Het is niet altijd, vanaf het aanmaken van een zaak, duidelijk wat er mee moet gebeuren of wanneer dat moet gebeuren.
  3. Het archiveringsproces doorloopt verschillende stadia te volgen via de Zaak.Archiefstatus.

Algemeen

Definitie zaak-dossier

Zie: #750

Een zaakdossier is het geheel van zaak-metadata, bijbehorende informatieobjecten incl. metadata, statussen, resultaten en besluiten, en gerelateerde entiteiten:

  • De deelzaken (of hoofdzaak)
  • De relatie met vervolgzaken (of is zelf vervolgzaak)
  • Gerelateerde zaken (via zakenrelatie)
  • Zaakobjecten: objecten uit het RGBZ of RSGB waarop de zaak betrekking heeft
  • Andere zaakobjecten: objecten waarop de zaak betrekking heeft maar die geen onderdeel uitmaken van RGBZ of RSGB. Dit kunnen business objecten zoals melding of aanvraag zijn.

Wat gebeurt er als een zaak-dossier blijvend bewaard wordt?

Het zaak-dossier wordt overgedragen naar een bewaarplaats.

Wat gebeurt er als een zaak-dossier vernietigd wordt?

Het vernietigen is het definitief verwijderen van data volgens de NEN2082 (Eis 80):

Vernietigen van archiefstukken/archiefbestanddelen moet zo gebeuren dat deze niet meer op enigerlei wijze kunnen worden gereproduceerd.

Bepalen van de aan archivering gerelateerde attributen voor ResultaatType

Zie: Selectielijst gemeenten en intergemeentelijke organen 2017

Het ZTC dient ingericht te worden volgens de selectielijst. Het ZTC dient validaties uit te voeren om te zorgen dat inrichting correct is.

Voorbeeld

Als ResultaatType.BrondatumArchiefprocedure.Afleidingswijze wordt ingesteld op eigenschap moet het ZTC valideren dat het betreffende ZaakType een Eigenschap heeft met als naam, de waarde die staat in ResultaatType.BrondatumArchiefprocedure.datumkenmerk.

Berekenen van de Zaak.Archiefactiedatum

  1. Bepaal de brondatum van de Zaak door de ResultaatType.BrondatumArchiefprocedure.Afleidingswijze te raadplegen:

    Afleidingswijze Waarde van brondatum
    afgehandeld Zaak.Einddatum
    gerelateerde zaak TODO: Wat is dit precies? De hoogste datum van van alle Zaak.GerelateerdeZaak.Einddatum of Zaak.Einddatum (#776)
    hoofdzaak Zaak.HoofdZaak.Einddatum
    ingangsdatum besluit TODO Zaak.Besluit.Ingangsdatum (#775)
    vervaldatum besluit TODO Zaak.Besluit.Vervaldatum (#775)
    ander datumkenmerk Handmatig bepalen.
    eigenschap De waarde van de Zaak.Eigenschap met de naam die overeenkomt met de waarde uit ResultaatType.BrondatumArchiefprocedure.Datumkenmerk
    termijn Zaak.Einddatum + ResultaatType.BrondatumArchiefprocedure.Procestermijn
    zaakobject De waarde van het attribuut op Zaak.ZaakObject.Object, van type ResultaatType.BrondatumArchiefprocedure.Objecttype, waarvan de naam van het attribuut overeenkomt met de waarde uit ResultaatType.BrondatumArchiefprocedure.Datumkenmerk

  2. Als de brondatum is bepaald:

    Zaak.Archiefactiedatum = brondatum + Zaak.Resultaat.ResultaatType.Archiefactietermijn

User Story: #345

Foutsituaties bij het berekenen van brondatum

In sommige situaties kan de brondatum niet worden bepaald. Dit is niet altijd een foutsituatie. In het algemeen moet een fout optreden als de configuratie in het ZTC niet overeenkomt met de inrichting van de Zaak of gerelateerde gegevens, of als er ongeldige waardes zijn.

Voorbeeld

Als de afleidingswijze een eigenschap betreft en de Zaak heeft zo’n eigenschap niet (zelfs als de Zaak de eigenschap volgens het Zaaktype wel zou moeten hebben), dan treed een fout op. Ook als de eigenschap wel bestaat maar de waarde is geen geldige datum, dan treed een fout op. Echter, als de eigenschap bestaat en de waarde is leeg, dan kan de brondatum niet worden bepaald en blijft de Zaak.archiefactiedatum leeg

Wanneer wordt de Zaak.Archiefactiedatum berekend?

De Zaak.Archiefactiedatum wordt berekend als aan de volgende voorwaarden wordt voldaan:

1) Er wordt een Resultaat voor de Zaak aangemaakt of gewijzigd; hiermee wordt het ResultaatType bekend, 2) De eind Status wordt gezet (eind StatusType wordt gekoppeld) waardoor de einddatum bekend wordt, 3) De brondatum kan worden berekend, 4) De ResultaatType.archiefactietermijn van het Zaak.Resultaat is valide.

API ondersteuning

Opvragen lijst van zaken die gearchiveerd dienen te worden

In de Zaken API:

GET /api/v1/zaken/?archiefnominatie=<archiefnominatie>&archiefactiedatum__lt=<datum>&archiefstatus=nog_te_archiveren

User Stories: #347, #348

Archiveren van zaken

In de Zaken API:

PATCH /api/v1/zaken/<uuid>
{
  "archiefstatus": "gearchiveerd"
}

Hierna is de Zaak in principe niet meer wijzigbaar (zelfde situatie als afgesloten zaak). Uit praktische overwegingen is er geen validatie aan de kant van de provider hierop maar dient de consumer hier op verantwoorde wijze mee om te gaan.

Zaak-dossier overdragen

In de verschillende APIs zijn dit GET operaties die voor alle relevante Zaak-dossier resources moeten werken. Na overdragen moet de Zaak.archiefstatus gezet worden op overgedragen. Hierna kan het zaak-dossier worden vernietigd.

Zaak-dossier vernietigen

In de verschillende APIs zijn dit DELETE operaties die voor alle relevante Zaak-dossier resources moeten werken. Er vind geen validatie plaats op de Zaak.archiefactietermijn, wel moet er een aparte scope komen die DELETE toe staat.

User Story: #349

Relevante attributen uit het informatiemodel

  • Zaak.Archiefnominatie (optioneel) Aanduiding of het zaakdossier blijvend bewaard of na een bepaalde termijn vernietigd moet worden:

    Naam Definitie
    Blijvend bewaren Het zaakdossier moet bewaard blijven en op de Archiefactiedatum overgedragen worden naar een archiefbewaarplaats.
    Vernietigen Het zaakdossier moet op of na de Archiefactiedatum vernietigd worden.

  • Zaak.Archiefstatus De fase waarin het zaakdossier zich qua archivering bevindt:

    Naam Definitie
    nog te archiveren De zaak cq. het zaakdossier is nog niet als geheel gearchiveerd (standaard waarde).
    gearchiveerd De zaak cq. het zaakdossier is als geheel niet-wijzigbaar bewaarbaar gemaakt.
    gearchiveerd (procestermijn onbekend) De zaak cq. het zaakdossier is als geheel niet-wijzigbaar bewaarbaar gemaakt maar de vernietigingsdatum kan nog niet bepaald worden.
    vernietigd De zaak cq. het zaakdossier is vernietigd. Niet geïmplementeerd omdat vernietigde zaken echt weg zijn.
    overgedragen De zaak cq. het zaakdossier is overgebracht naar een archiefbewaarplaats.

  • Zaak.Archiefactiedatum De datum waarop het gearchiveerde zaakdossier vernietigd moet worden dan wel overgebracht moet worden naar een archiefbewaarplaats.

  • ResultaatType.Archiefnominatie Aanduiding die aangeeft of Zaaken met een resultaat van dit ResultaatType blijvend moeten worden bewaard of (op termijn) moeten worden vernietigd .

  • ResultaatType.Procestermijn (optioneel) De periode dat het zaakdossier na afronding van de zaak actief gebruikt en/of geraadpleegd wordt ter ondersteuning van de taakuitoefening van de organisatie.

  • ResultaatType.Archiefactietermijn De termijn, na het vervallen van het bedrijfsvoeringsbelang, waarna het zaakdossier (de Zaak met alle bijbehorende Informatieobjecten) van een Zaak met een resultaat van dit ResultaatType vernietigd of overgebracht (naar een archiefbewaarplaats) moet worden.

  • ResultaatType.BrondatumArchiefprocedure

    • Afleidingswijze Wijze van bepalen van de brondatum:

      Naam Definitie Regels
      afgehandeld De termijn start op de datum waarop de zaak is afgehandeld (ZAAK.Einddatum in het RGBZ).  
      ander datumkenmerk De termijn start op de datum die is vastgelegd in een ander datumveld dan de datumvelden waarop de overige waarden (van deze attribuutsoort) betrekking hebben. Objecttype, Registratie en Datumkenmerk zijn niet leeg.
      eigenschap De termijn start op de datum die vermeld is in een zaaktype-specifieke eigenschap (zijnde een ?datumveld?). ResultaatType.ZaakType heeft een Eigenschap; Objecttype, en Datumkenmerk zijn niet leeg.
      gerelateerde zaak De termijn start op de datum waarop de gerelateerde zaak is afgehandeld (ZAAK.Einddatum of ZAAK.Gerelateerde_zaak.Einddatum in het RGBZ). ResultaatType.ZaakType heeft gerelateerd ZaakType
      hoofdzaak De termijn start op de datum waarop de gerelateerde zaak is afgehandeld, waarvan de zaak een deelzaak is (ZAAK.Einddatum van de hoofdzaak in het RGBZ). ResultaatType.ZaakType is deelzaaktype van ZaakType
      ingangsdatum besluit De termijn start op de datum waarop het besluit van kracht wordt (BESLUIT.Ingangsdatum in het RGBZ). ResultaatType.ZaakType heeft relevant BesluitType
      termijn De termijn start een vast aantal jaren na de datum waarop de zaak is afgehandeld (ZAAK.Einddatum in het RGBZ).  
      vervaldatum besluit De termijn start op de dag na de datum waarop het besluit vervalt (BESLUIT.Vervaldatum in het RGBZ). ResultaatType.ZaakType heeft relevant BesluitType
      zaakobject De termijn start op de einddatum geldigheid van het zaakobject waarop de zaak betrekking heeft (bijvoorbeeld de overlijdendatum van een Persoon). ZaakObjectType is relevant voor ResultaatType.ZaakType; Objecttype is niet leeg en komt overeen met de naam van het ZaakObjectType; Datumkenmerk is niet leeg en komt overeen met een attribuutnaam dat bestaat op ZaakObjectType.
    • Registratie (optioneel) De naam van de registratie waarvan het procesobject deel uit maakt.
    • Objecttype (optioneel) Het soort object in de registratie dat het procesobject representeert.
    • Datumkenmerk (optioneel) Naam van de attribuutsoort van het procesobject dat bepalend is voor het einde van de procestermijn.

Overige

Onderstaande attributen uit RGBZ 2.0.2 zijn geidentificeert als relevant maar hebben nog geen plek gekregen in het verhaal.

  • Zaak.StartdatumBewaartermijn (nieuw!) De datum die de start markeert van de termijn waarop het zaakdossier vernietigd moet worden.
  • Zaak.Procesobject
  • Zaak.Selectielijstklasse
  • ResultaatType.BrondatumArchiefprocedure.EinddatumBekend
  • ResultaatType.Procesobjectaard
  • ZaakType.SelectielijstProcestype
  • ZaakType.Archiefclassificatie
  • Zaak-InformatieobjectType.Archiefregime
  • Zaak-InformatieobjectType.Vernietigingstermijn (relatie) De termijn waarna informatieobjecten, van het InformatieobjectType bij zaken van het ZaakType met een resultaat van het ResultaatType, vernietigd moeten worden.

TODO

  • Overige attributen uit TODO verwerken
  • Schrijfbaar brondatum attribuut definieren
  • Ergens opschrijven dat we niet alles automatisch gaan doen, aangezien sommige velden tekstueel beschrijven hoe de brondatum bepaald moet worden.