Zie: #751
* Term gekozen t.b.v. de leesbaarheid. Echter, het gaat met name er om dat organisaties hun informatiehuishouding op orde hebben en houden.
In essentie bestaat het archiveringsproces uit 3 stappen:
- Proces in het kort:
- een zaak wordt afgesloten met een einddatum;
- doorloopt hierna eerst een procestermijn (dit is de periode waarin de zaak nog gebruikt wordt voor de taakuitoefening; bijv. een zaak waarin een bouwvergunning is verleend, blijft in de procestermijn ten behoeve van toezicht);
- het einde van de procestermijn heet de brondatum;
- hierna begint de archiefactietermijn ook wel bewaartermijn genoemd;
- na de bewaartermijn moet de archiefactie worden uitgevoerd, hetzij (permanent) bewaren hetzij vernietigen;
- Een zaak-dossier wordt blijvend bewaard of kan worden vernietigd en
staat aangegeven op
Zaak.Archiefnominatie
. - Na de bewaartermijn, dus vanaf de
Zaak.Archiefactiedatum
moet het zaak-dossier op een moment worden overgebracht naar een archiefbewaarplaats of worden vernietigd.
Opmerkingen:
- Een zaak-dossier mag eerder worden overgebracht naar een archiefbewaarplaats.
- Het is niet altijd, vanaf het aanmaken van een zaak, duidelijk wat er mee moet gebeuren of wanneer dat moet gebeuren.
- Het archiveringsproces doorloopt verschillende stadia te volgen via de
Zaak.Archiefstatus
.
Algemeen
Definitie zaak-dossier
Zie: #750
Een zaakdossier is het geheel van zaak-metadata, bijbehorende informatieobjecten incl. metadata, statussen, resultaten en besluiten, en gerelateerde entiteiten:
- De deelzaken (of hoofdzaak)
- De relatie met vervolgzaken (of is zelf vervolgzaak)
- Gerelateerde zaken (via zakenrelatie)
- Zaakobjecten: objecten uit het RGBZ of RSGB waarop de zaak betrekking heeft
- Andere zaakobjecten: objecten waarop de zaak betrekking heeft maar die geen onderdeel uitmaken van RGBZ of RSGB. Dit kunnen business objecten zoals melding of aanvraag zijn.
Wat gebeurt er als een zaak-dossier blijvend bewaard wordt?
Het zaak-dossier wordt overgedragen naar een bewaarplaats.
Wat gebeurt er als een zaak-dossier vernietigd wordt?
Het vernietigen is het definitief verwijderen van data volgens de NEN2082 (Eis 80):
Vernietigen van archiefstukken/archiefbestanddelen moet zo gebeuren dat deze niet meer op enigerlei wijze kunnen worden gereproduceerd.
Bepalen van de aan archivering gerelateerde attributen voor ResultaatType
Zie: Selectielijst gemeenten en intergemeentelijke organen 2017
Het ZTC dient ingericht te worden volgens de selectielijst. Het ZTC dient validaties uit te voeren om te zorgen dat inrichting correct is.
Voorbeeld
Als ResultaatType.BrondatumArchiefprocedure.Afleidingswijze
wordt ingesteld
op eigenschap
moet het ZTC valideren dat het betreffende ZaakType
een
Eigenschap
heeft met als naam
, de waarde die staat in
ResultaatType.BrondatumArchiefprocedure.datumkenmerk
.
Berekenen van de Zaak.Archiefactiedatum
-
Bepaal de brondatum van de
Zaak
door deResultaatType.BrondatumArchiefprocedure.Afleidingswijze
te raadplegen:Afleidingswijze Waarde van brondatum afgehandeld
Zaak.Einddatum
gerelateerde zaak
TODO: Wat is dit precies? De hoogste datum van van alle Zaak.GerelateerdeZaak.Einddatum
ofZaak.Einddatum
(#776)hoofdzaak
Zaak.HoofdZaak.Einddatum
ingangsdatum besluit
TODO Zaak.Besluit.Ingangsdatum
(#775)vervaldatum besluit
TODO Zaak.Besluit.Vervaldatum
(#775)ander datumkenmerk
Handmatig bepalen. eigenschap
De waarde van de Zaak.Eigenschap
met denaam
die overeenkomt met de waarde uitResultaatType.BrondatumArchiefprocedure.Datumkenmerk
termijn
Zaak.Einddatum
+ResultaatType.BrondatumArchiefprocedure.Procestermijn
zaakobject
De waarde van het attribuut op Zaak.ZaakObject.Object
, van typeResultaatType.BrondatumArchiefprocedure.Objecttype
, waarvan denaam
van het attribuut overeenkomt met de waarde uitResultaatType.BrondatumArchiefprocedure.Datumkenmerk
-
Als de brondatum is bepaald:
Zaak.Archiefactiedatum
= brondatum +Zaak.Resultaat.ResultaatType.Archiefactietermijn
User Story: #345
Foutsituaties bij het berekenen van brondatum
In sommige situaties kan de brondatum niet worden bepaald. Dit is niet altijd een foutsituatie. In het algemeen moet een fout optreden als de configuratie in het ZTC niet overeenkomt met de inrichting van de Zaak
of gerelateerde gegevens, of als er ongeldige waardes zijn.
Voorbeeld
Als de afleidingswijze een eigenschap
betreft en de Zaak
heeft zo’n eigenschap
niet (zelfs als de Zaak
de eigenschap
volgens het Zaaktype
wel zou moeten hebben), dan treed een fout op. Ook als de eigenschap
wel bestaat maar de waarde is geen geldige datum, dan treed een fout op. Echter, als de eigenschap
bestaat en de waarde is leeg, dan kan de brondatum niet worden bepaald en blijft de Zaak.archiefactiedatum
leeg
Wanneer wordt de Zaak.Archiefactiedatum
berekend?
De Zaak.Archiefactiedatum
wordt berekend als aan de volgende voorwaarden wordt voldaan:
1) Er wordt een Resultaat
voor de Zaak
aangemaakt of gewijzigd; hiermee wordt het ResultaatType
bekend,
2) De eind Status
wordt gezet (eind StatusType
wordt gekoppeld) waardoor de einddatum bekend wordt,
3) De brondatum kan worden berekend,
4) De ResultaatType.archiefactietermijn
van het Zaak.Resultaat
is valide.
API ondersteuning
Opvragen lijst van zaken die gearchiveerd dienen te worden
In de Zaken API:
GET /api/v1/zaken/?archiefnominatie=<archiefnominatie>&archiefactiedatum__lt=<datum>&archiefstatus=nog_te_archiveren
Archiveren van zaken
In de Zaken API:
PATCH /api/v1/zaken/<uuid>
{
"archiefstatus": "gearchiveerd"
}
Hierna is de Zaak in principe niet meer wijzigbaar (zelfde situatie als afgesloten zaak). Uit praktische overwegingen is er geen validatie aan de kant van de provider hierop maar dient de consumer hier op verantwoorde wijze mee om te gaan.
Zaak-dossier overdragen
In de verschillende APIs zijn dit GET
operaties die voor alle relevante Zaak-dossier resources moeten werken.
Na overdragen moet de Zaak.archiefstatus
gezet worden op overgedragen
. Hierna kan het zaak-dossier worden vernietigd.
Zaak-dossier vernietigen
In de verschillende APIs zijn dit DELETE
operaties die voor alle relevante Zaak-dossier resources moeten werken.
Er vind geen validatie plaats op de Zaak.archiefactietermijn
, wel moet er een aparte scope komen die DELETE
toe staat.
User Story: #349
Relevante attributen uit het informatiemodel
-
Zaak.Archiefnominatie
(optioneel) Aanduiding of het zaakdossier blijvend bewaard of na een bepaalde termijn vernietigd moet worden:Naam Definitie Blijvend bewaren
Het zaakdossier moet bewaard blijven en op de Archiefactiedatum overgedragen worden naar een archiefbewaarplaats. Vernietigen
Het zaakdossier moet op of na de Archiefactiedatum vernietigd worden. -
Zaak.Archiefstatus
De fase waarin het zaakdossier zich qua archivering bevindt:Naam Definitie nog te archiveren
De zaak cq. het zaakdossier is nog niet als geheel gearchiveerd (standaard waarde). gearchiveerd
De zaak cq. het zaakdossier is als geheel niet-wijzigbaar bewaarbaar gemaakt. gearchiveerd (procestermijn onbekend)
De zaak cq. het zaakdossier is als geheel niet-wijzigbaar bewaarbaar gemaakt maar de vernietigingsdatum kan nog niet bepaald worden. vernietigd
De zaak cq. het zaakdossier is vernietigd. Niet geïmplementeerd omdat vernietigde zaken echt weg zijn. overgedragen
De zaak cq. het zaakdossier is overgebracht naar een archiefbewaarplaats. -
Zaak.Archiefactiedatum
De datum waarop het gearchiveerde zaakdossier vernietigd moet worden dan wel overgebracht moet worden naar een archiefbewaarplaats. -
ResultaatType.Archiefnominatie
Aanduiding die aangeeft ofZaak
en met een resultaat van ditResultaatType
blijvend moeten worden bewaard of (op termijn) moeten worden vernietigd . -
ResultaatType.Procestermijn
(optioneel) De periode dat het zaakdossier na afronding van de zaak actief gebruikt en/of geraadpleegd wordt ter ondersteuning van de taakuitoefening van de organisatie. -
ResultaatType.Archiefactietermijn
De termijn, na het vervallen van het bedrijfsvoeringsbelang, waarna het zaakdossier (deZaak
met alle bijbehorendeInformatieobject
en) van eenZaak
met een resultaat van ditResultaatType
vernietigd of overgebracht (naar een archiefbewaarplaats) moet worden. -
ResultaatType.BrondatumArchiefprocedure
-
Afleidingswijze
Wijze van bepalen van de brondatum:Naam Definitie Regels afgehandeld
De termijn start op de datum waarop de zaak is afgehandeld (ZAAK.Einddatum in het RGBZ). ander datumkenmerk
De termijn start op de datum die is vastgelegd in een ander datumveld dan de datumvelden waarop de overige waarden (van deze attribuutsoort) betrekking hebben. Objecttype
,Registratie
enDatumkenmerk
zijn niet leeg.eigenschap
De termijn start op de datum die vermeld is in een zaaktype-specifieke eigenschap (zijnde een ?datumveld?). ResultaatType.ZaakType
heeft eenEigenschap
;Objecttype
, enDatumkenmerk
zijn niet leeg.gerelateerde zaak
De termijn start op de datum waarop de gerelateerde zaak is afgehandeld (ZAAK.Einddatum of ZAAK.Gerelateerde_zaak.Einddatum in het RGBZ). ResultaatType.ZaakType
heeft gerelateerdZaakType
hoofdzaak
De termijn start op de datum waarop de gerelateerde zaak is afgehandeld, waarvan de zaak een deelzaak is (ZAAK.Einddatum van de hoofdzaak in het RGBZ). ResultaatType.ZaakType
is deelzaaktype vanZaakType
ingangsdatum besluit
De termijn start op de datum waarop het besluit van kracht wordt (BESLUIT.Ingangsdatum in het RGBZ). ResultaatType.ZaakType
heeft relevantBesluitType
termijn
De termijn start een vast aantal jaren na de datum waarop de zaak is afgehandeld (ZAAK.Einddatum in het RGBZ). vervaldatum besluit
De termijn start op de dag na de datum waarop het besluit vervalt (BESLUIT.Vervaldatum in het RGBZ). ResultaatType.ZaakType
heeft relevantBesluitType
zaakobject
De termijn start op de einddatum geldigheid van het zaakobject waarop de zaak betrekking heeft (bijvoorbeeld de overlijdendatum van een Persoon). ZaakObjectType
is relevant voorResultaatType.ZaakType
;Objecttype
is niet leeg en komt overeen met de naam van hetZaakObjectType
;Datumkenmerk
is niet leeg en komt overeen met een attribuutnaam dat bestaat opZaakObjectType
. Registratie
(optioneel) De naam van de registratie waarvan het procesobject deel uit maakt.Objecttype
(optioneel) Het soort object in de registratie dat het procesobject representeert.Datumkenmerk
(optioneel) Naam van de attribuutsoort van het procesobject dat bepalend is voor het einde van de procestermijn.
-
Overige
Onderstaande attributen uit RGBZ 2.0.2 zijn geidentificeert als relevant maar hebben nog geen plek gekregen in het verhaal.
Zaak.StartdatumBewaartermijn
(nieuw!) De datum die de start markeert van de termijn waarop het zaakdossier vernietigd moet worden.Zaak.Procesobject
Zaak.Selectielijstklasse
ResultaatType.BrondatumArchiefprocedure.EinddatumBekend
ResultaatType.Procesobjectaard
ZaakType.SelectielijstProcestype
ZaakType.Archiefclassificatie
Zaak-InformatieobjectType.Archiefregime
Zaak-InformatieobjectType.Vernietigingstermijn
(relatie) De termijn waarna informatieobjecten, van hetInformatieobjectType
bij zaken van hetZaakType
met een resultaat van hetResultaatType
, vernietigd moeten worden.
TODO
- Overige attributen uit TODO verwerken
- Schrijfbaar brondatum attribuut definieren
- Ergens opschrijven dat we niet alles automatisch gaan doen, aangezien sommige velden tekstueel beschrijven hoe de brondatum bepaald moet worden.